Unterweisungsnachweis: Inhalte, Pflicht und digitale Dokumentation

Der Unterweisungsnachweis belegt, dass eine Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat – hier finden Sie Inhalte, Aufbewahrung und worauf es bei Prüfungen ankommt.

Was ist ein Unterweisungsnachweis?

Ein Unterweisungsnachweis dokumentiert, dass ein Mitarbeiter eine vorgeschriebene Unterweisung erhalten und verstanden hat. Er hält Datum, Inhalt und die beteiligten Personen fest und ist bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft der entscheidende Beleg.

Wer ist betroffen?

Jeder Arbeitgeber, der Beschäftigte unterweisen muss – also ab dem ersten Mitarbeiter. Der Nachweis ist für jede unterwiesene Person zu führen, einschließlich neuer Mitarbeiter, Aushilfen und Leiharbeitnehmer.

Gesetzliche Grundlage

• § 12 ArbSchG: Pflicht zur Unterweisung der Beschäftigten.
• DGUV Vorschrift 1, § 4: regelmäßige Unterweisung; die Durchführung ist nachzuweisen.
• Für bestimmte Bereiche (z. B. Gefahrstoffe) bestehen ergänzende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Typische Fehler

• Fehlende Nachweise trotz durchgeführter Unterweisung.
• Unvollständige Angaben (z. B. ohne Datum oder Inhalt).
• Nachweise verteilt und bei Prüfungen schwer auffindbar.
• Keine Nachverfolgung fälliger Wiederholungen.

Was prüft die Berufsgenossenschaft?

Geprüft wird, ob für jede unterwiesene Person ein nachvollziehbarer Nachweis vorliegt, ob Datum und Inhalt zur Tätigkeit passen, ob die Unterweisungen regelmäßig wiederholt wurden und ob die Nachweise schnell verfügbar sind.

Wie unterstützt CLartext?

CLartext dokumentiert abgeschlossene Unterweisungen prüffähig und archiviert Nachweise nachvollziehbar (WORM-archiviert). Die Inhalte entstehen als Entwurf; Prüfung und Freigabe verbleiben beim Unternehmer (§ 13 ArbSchG). Alle Nachweise lassen sich gebündelt in einer digitalen Prüfmappe bereithalten.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Unterweisungsnachweis?
Datum, Thema/Inhalt, teilnehmende und unterweisende Person.

Wie lange aufbewahren?
Eine einheitliche Frist gibt es nicht für alle Fälle; üblich ist eine mehrjährige, nachvollziehbare Aufbewahrung (in bestimmten Bereichen länger).

Sind digitale Nachweise zulässig?
Ja – sofern vollständig, nachvollziehbar und bei Prüfungen verfügbar.