Digitale Prüfmappe im Arbeitsschutz: Nachweise zentral verwalten

Eine digitale Prüfmappe bündelt Arbeitsschutzdokumente und Nachweise an einem Ort – hier finden Sie Vorteile, typische Fehler und worauf es bei Prüfungen ankommt.

Einleitung

Eine Prüfmappe bündelt die für den Arbeitsschutz relevanten Dokumente eines Betriebs – insbesondere Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Unterweisungsnachweise. Digital geführt, sind diese Unterlagen zentral, aktuell und bei einer Prüfung schnell verfügbar.

Wer ist betroffen?

Relevant ist eine Prüfmappe für jeden Betrieb, der Arbeitsschutzpflichten dokumentieren muss – also ab dem ersten Beschäftigten. Gerade kleine Betriebe ohne eigene Fachabteilung profitieren von einer übersichtlichen, digitalen Ablage statt verteilter Papierordner.

Gesetzliche Grundlage

• § 6 ArbSchG: Dokumentationspflicht für Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen.
• § 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1: Nachweis durchgeführter Unterweisungen.
• Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; eine digitale Ablage ist zulässig, solange die Nachweise vollständig und nachvollziehbar sind.

Typische Fehler

• Verteilte Dokumente an mehreren Orten ohne Gesamtübersicht.
• Reine Papierablage, die bei Prüfungen schwer auffindbar ist.
• Fehlende Versionierung – unklar, welche Fassung gültig ist.
• Unvollständige Nachweise, etwa fehlende Unterweisungsbelege.

Was prüft die Berufsgenossenschaft?

Bei einer Prüfung wird in der Regel kontrolliert, ob die geforderten Dokumente vorhanden, aktuell und vollständig sind und ob sich die Nachweise eindeutig den Tätigkeiten und Personen zuordnen lassen. Eine geordnete, schnell zugängliche Ablage erleichtert diesen Nachweis erheblich.

Wie unterstützt CLartext?

CLartext bündelt freigegebene Dokumentationen und Unterweisungsnachweise in einer digitalen Prüfmappe. Nachweise werden WORM-archiviert und bleiben nachvollziehbar abrufbar. Die Inhalte entstehen als Entwurf; Prüfung und Freigabe verbleiben beim Unternehmer (§ 13 ArbSchG), bevor sie in die Prüfmappe übernommen werden.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Prüfmappe?
Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Unterweisungsnachweise – zentral und nachvollziehbar.

Warum digital statt Papier?
Schneller Zugriff, klare Versionierung und Vollständigkeit; Dokumente sind bei Prüfungen sofort auffindbar.

Was bedeutet WORM-Archivierung?
„Write Once, Read Many": abgelegte Nachweise sind unveränderbar und bleiben nachvollziehbar abrufbar.